Økonomirutiner

Økonomirutinene gjelder for hovedstyret, avdelingsstyrene, lag og alle som disponerer eller håndterer penger på vegne av Melhus IL.

Formålet er at klubbens inntekter og kostnader skal være godkjent, dokumentert og mulig å kontrollere.

Budsjett og økonomioppfølging

Hver avdeling skal utarbeide budsjett for kommende år basert på planlagt aktivitet og forventede inntekter og kostnader.

Avdelingsstyret har ansvar for å følge opp økonomien gjennom året og sørge for at aktiviteten gjennomføres innenfor vedtatte rammer.

Lag som disponerer egne midler skal ha oversikt over inntekter, kostnader og tilgjengelige midler.

Vesentlige avvik skal behandles av avdelingsstyret. Forhold som kan få betydning for Melhus IL som helhet skal løftes til hovedstyret.

Fullmakter og godkjenning

Ingen kan inngå avtaler, foreta større innkjøp eller påføre Melhus IL økonomiske forpliktelser uten nødvendig fullmakt.

Kjøp skal være knyttet til klubbens aktivitet og være innenfor vedtatt budsjett.

Ingen skal godkjenne utbetalinger til seg selv. Utlegg, honorar eller andre utbetalinger til en person skal godkjennes av en annen person med nødvendig fullmakt.

Avtaler eller økonomiske forpliktelser som går utover ordinær drift eller kan få konsekvenser for flere avdelinger, skal avklares med hovedstyret.

Faktura

Faktura direkte til Melhus IL skal benyttes når dette er praktisk mulig.

Den som foretar bestillingen har ansvar for at kjøpet er godkjent og at leverandøren får nødvendig informasjon for å merke fakturaen med riktig avdeling, lag eller aktivitet.

Før en faktura godkjennes skal det kontrolleres at:

• varen eller tjenesten er bestilt og mottatt
• beløpet er korrekt
• kostnaden tilhører Melhus IL
• riktig avdeling, lag eller aktivitet belastes

Faktura behandles og godkjennes gjennom Catacloud.

Innkjøp og utlegg

Innkjøp skal være avtalt på forhånd og innenfor vedtatt budsjett.

Dersom en person legger ut penger på vegne av klubben, skal utlegget dokumenteres med kvittering og leveres etter klubbens gjeldende rutine.

Det skal fremgå:

• hva som er kjøpt
• dato og beløp
• hvilken avdeling, hvilket lag eller hvilken aktivitet kostnaden gjelder

Private kjøp og klubbens kjøp skal holdes adskilt.

Innbetalinger

Medlemskontingent, treningsavgifter, egenandeler og andre medlemsrelaterte betalinger skal kreves inn gjennom Hoopit når dette er klubbens etablerte løsning.

Avdelingen har ansvar for at krav opprettes riktig og følges opp.

Betalinger som tilhører klubben skal ikke kreves inn til private kontoer.

Vipps

Alle lag i Melhus IL har egen Vipps-konto.

Lagets Vipps skal brukes til innbetalinger knyttet til lagets aktivitet, for eksempel:

• kiosk og arrangementer
• dugnader
• salg
• andre laginntekter der Vipps benyttes

Inntektene skal kunne knyttes til riktig lag eller aktivitet og inngå i klubbens regnskap.

Private Vipps-kontoer skal ikke brukes til å motta penger som tilhører Melhus IL, en avdeling eller et lag.

Opprettelse, endring eller avslutning av Vipps-løsninger avklares med økonomiansvarlig i avdelingen.

Lagøkonomi

Lagene kan disponere midler til egen aktivitet innenfor rammene som er fastsatt av avdelingen.

Inntekter fra Vipps, dugnader, arrangementer, sponsorer og andre aktiviteter skal registreres på laget og være en del av Melhus ILs regnskap.

Midler som tjenes inn av et lag i regi av Melhus IL tilhører idrettslaget, selv om de er avsatt til aktivitet for det aktuelle laget.

Lagets penger skal derfor ikke oppbevares eller forvaltes på private bankkontoer.

Avdelingen har ansvar for nødvendig oppfølging og kontroll av lagøkonomien.

Dugnad og andre inntekter

Dugnader og andre inntektsbringende aktiviteter skal være forankret i laget eller avdelingen og gjennomføres innenfor Melhus ILs og idrettens regler.

Inntekter og kostnader skal dokumenteres og registreres på riktig lag eller avdeling.

Større dugnader eller økonomiske tiltak skal avklares med avdelingen før de settes i gang.

Sponsoravtaler

Sponsoravtaler og andre kommersielle samarbeid skal avklares med riktig nivå før avtale inngås.

Lag skal ikke inngå avtaler som kommer i konflikt med eksisterende avtaler for avdelingen eller Melhus IL.

Sponsorinntekter skal registreres og behandles som en del av klubbens økonomi.

Lønn, honorar og godtgjørelser

Lønn, honorar, kjøregodtgjørelse og andre godtgjørelser skal være avtalt og godkjent før kostnaden påløper.

Krav skal dokumenteres og behandles etter klubbens rutiner og gjeldende skatte- og rapporteringsregler.

Ingen kan avtale godtgjørelse på vegne av Melhus IL uten nødvendig fullmakt.

Dommer- og reiseutgifter

Dommerutgifter skal håndteres etter rutinene som gjelder for den aktuelle idretten og avdelingen.

Kjøregodtgjørelse og andre reiseutgifter skal være avtalt på forhånd dersom de skal dekkes av klubben.

Alle krav skal dokumenteres og kunne knyttes til riktig kamp, lag eller aktivitet.

Regnskap og kontroll

Alle inntekter og kostnader skal kunne dokumenteres og spores til riktig avdeling, lag eller aktivitet.

Fakturaer, kvitteringer, avtaler og annen økonomisk dokumentasjon skal håndteres gjennom klubbens godkjente løsninger.

Det skal så langt som mulig være arbeidsdeling mellom den som bestiller, den som godkjenner og den som følger opp betalingen.

Avdelingsstyrene og økonomiansvarlige følger opp økonomien innenfor sine områder. Hovedstyret har det overordnede ansvaret for klubbens økonomistyring og kontroll.

Er du usikker?

Er du usikker på hvordan en innbetaling, faktura, et utlegg, en avtale eller annen økonomisk disposisjon skal håndteres, skal dette avklares med økonomiansvarlig i avdelingen før kjøpet, avtalen eller utbetalingen gjennomføres.

Gjelder for: Hele Melhus IL
Overordnet ansvar: Hovedstyret
Sist revidert: September 2026