Klubbdrift
God klubbdrift skal gjøre det enkelt å drive aktivitet i Melhus IL. Felles rutiner skal sikre tydelig ansvar, god informasjonsflyt og at klubben drives i tråd med vedtak, regelverk og inngåtte avtaler.
Hovedstyret har ansvar for felles rammer og rutiner. Avdelingene har ansvar for den praktiske driften av egen aktivitet innenfor disse rammene.
Kommunikasjon og informasjon
Informasjon fra Melhus IL skal være tydelig, relevant og tilgjengelig.
Hovedstyret har ansvar for informasjon som gjelder hele idrettslaget. Avdelingene har ansvar for informasjon om egen aktivitet, lag og arrangementer.
Klubbens offisielle nettsider skal brukes til informasjon som bør være tilgjengelig over tid, blant annet klubbhåndbok, styrende dokumenter, kontaktinformasjon og sentrale rutiner.
Medlems- og aktivitetsinformasjon formidles gjennom klubbens gjeldende løsninger.
Ved publisering av bilder, film og personopplysninger skal rutinene under Personvern, bilder og filming følges.
Medlems- og rolleadministrasjon
Medlemsopplysninger administreres i Hoopit, som er Melhus ILs medlemsregister.
Avdelingene skal sørge for at medlemmer, trenere, lagledere og andre med roller knyttet til aktiviteten registreres og følges opp.
Formelle verv og roller som skal registreres i idrettens sentrale systemer, skal holdes oppdatert i samsvar med NIFs krav.
Når en person avslutter en rolle, skal nødvendige tilganger og registreringer avsluttes eller oppdateres.
Tilganger og digitale løsninger
Tilgang til klubbens systemer skal gis ut fra behov og rolle.
Den enkelte skal bare ha tilgang til opplysninger og funksjoner som er nødvendige for oppgaven. Tilganger skal fjernes når personen avslutter rollen eller ikke lenger har behov for dem.
Personlige brukerkontoer skal benyttes der løsningen støtter dette. Felles passord og unødvendig deling av innloggingsinformasjon skal unngås.
Avtaler og innkjøp
Ingen kan inngå avtaler eller påføre Melhus IL økonomiske forpliktelser uten nødvendig fullmakt.
Avdelinger og lag skal følge klubbens gjeldende rutiner for innkjøp, avtaler, attestasjon og økonomistyring.
Avtaler som kan få betydning for flere avdelinger eller for Melhus IL som helhet, skal avklares med hovedstyret.
Økonomiske fullmakter og rutiner er nærmere beskrevet i kapittel 8. Økonomi.
Utstyr og klubbens eiendeler
Utstyr og andre eiendeler som er kjøpt eller finansiert av Melhus IL eller en avdeling, tilhører idrettslaget dersom ikke annet er avtalt.
Avdelingene skal ha nødvendig oversikt over utstyr av vesentlig verdi og sørge for forsvarlig oppbevaring og bruk.
Utstyr, nøkler, adgangsmidler og annet som tilhører klubben skal leveres tilbake når en rolle eller oppgave avsluttes.
Anlegg, lokaler og adgang
Klubbens lokaler og anlegg skal brukes på en trygg og ansvarlig måte.
Personer som får nøkkel, adgangskode eller digital tilgang skal bare bruke denne i forbindelse med oppgaver eller aktivitet for Melhus IL. Tilgang skal ikke deles med andre uten avtale.
Avdelingen eller den som administrerer lokalet har ansvar for at tilganger holdes oppdatert.
Arrangementer, cuper og reiser
Avdelingene har ansvar for planlegging og gjennomføring av egne kamper, cuper, arrangementer, treningssamlinger og reiser.
Aktiviteten skal gjennomføres i samsvar med klubbens og idrettens regler for blant annet:
- sikkerhet og beredskap
- politiattest
- ansvar for barn og ungdom
- personvern, bilder og filming
- økonomi
- alkohol og rus
- transport og overnatting
Ved større arrangementer eller aktiviteter som medfører vesentlig økonomisk risiko eller forpliktelser for idrettslaget, skal nødvendige avklaringer gjøres med hovedstyret.
Forsikring og skader
Melhus IL og avdelingene skal forholde seg til forsikringsordningene som gjelder gjennom NIF, særforbundene og eventuelle egne avtaler.
Skader og hendelser skal meldes gjennom riktig ordning når dette er nødvendig.
Ved alvorlige hendelser følges klubbens beredskapsrutiner.
Dokumentasjon og arkivering
Viktige dokumenter og beslutninger skal oppbevares slik at de er tilgjengelige for klubben over tid.
Dette gjelder blant annet:
- protokoller og vedtak
- avtaler
- økonomisk dokumentasjon
- offentlige tillatelser og annen viktig korrespondanse
- dokumentasjon som klubben er pålagt å oppbevare
Klubbens dokumentasjon skal så langt som mulig lagres i klubbens felles løsninger og ikke være avhengig av private kontoer eller lagringsområder hos enkeltpersoner.
Personopplysninger skal ikke oppbevares lenger enn nødvendig.
Når noen avslutter en rolle
Ved bytte av trener, lagleder, styremedlem eller annen sentral funksjon skal det gjennomføres en ryddig overlevering.
Relevant dokumentasjon, klubbens utstyr og nødvendige opplysninger skal overføres til den som overtar. Tilganger som ikke lenger er nødvendige skal avsluttes.
Målet er at kunnskap og dokumentasjon skal tilhøre Melhus IL – ikke enkeltpersoner.
Ansvar
Hovedstyret har overordnet ansvar for felles administrative rutiner og drift av Melhus IL.
Avdelingsstyrene har ansvar for å følge rutinene og organisere driften innenfor egen avdeling.
Trenere, lagledere, tillitsvalgte og andre som får ansvar eller tilgang på vegne av Melhus IL, skal følge klubbens gjeldende rutiner.
Overordnet ansvar: Hovedstyret
Praktisk ansvar: Hovedstyret og avdelingsstyrene innenfor sine ansvarsområder
Sist revidert: September 2026
