Personvern, bilder og filming
Melhus IL behandler personopplysninger om medlemmer, foresatte, trenere, ledere og frivillige. Opplysningene skal behandles på en trygg og ansvarlig måte og bare brukes når det er nødvendig for klubbens virksomhet.
Melhus IL følger gjeldende personvernregelverk og Norges idrettsforbunds retningslinjer for personvern, bilder og film.
Medlemsopplysninger
Melhus IL bruker Hoopit som medlemsregister.
Medlemmer og foresatte har ansvar for at opplysningene i egen profil er korrekte og oppdaterte.
Personopplysninger skal bare være tilgjengelige for personer som trenger dem for å utføre oppgaver for Melhus IL. Opplysninger skal ikke brukes til private formål eller deles med uvedkommende.
Tilganger skal begrenses til det som er nødvendig for rollen og avsluttes når behovet opphører.
Bilder og film
Samtykke til fotografering, filming og publisering registreres på medlemmets profil i Hoopit.
Før Melhus IL eller en avdeling publiserer bilder eller film av identifiserbare medlemmer, skal det kontrolleres at nødvendig samtykke foreligger.
Et registrert samtykke betyr ikke at alle bilder eller filmer automatisk bør publiseres. Den som publiserer skal alltid vurdere innholdet og sammenhengen.
Barnets eget ønske skal respekteres. Dersom et barn ikke ønsker å bli fotografert, filmet eller få innhold publisert, skal dette respekteres selv om foresatte har gitt samtykke.
Publisering på nettsider og sosiale medier
Ved publisering på nettsider, Facebook, Instagram og andre digitale kanaler skal den som publiserer:
- kontrollere samtykke i Hoopit
- respektere dersom medlemmet ikke ønsker publisering
- bare publisere bilder og film som fremstiller medlemmet på en respektfull måte
- være varsom med bruk av fullt navn på barn og ungdom
- unngå bilder og film fra garderober, skadesituasjoner, overnatting og andre private eller sårbare situasjoner
- unngå å dele opplysninger som unødvendig kan gjøre det mulig å lokalisere et barn
- fjerne innhold dersom samtykke trekkes tilbake og det ikke finnes annet grunnlag for publiseringen
NIFs hovedregel er at det skal innhentes samtykke fra alle som kan identifiseres før bilder eller film publiseres. Dette gjelder også publisering i lukkede grupper på nett.
Fotografering og filming på aktiviteter
Trenere, lagledere, foresatte og publikum skal vise respekt for barn og unges personvern på trening, kamp, cup og andre arrangementer.
Et bilde eller en film av eget barn kan også inneholde andre barn. Før slikt materiale deles i sosiale medier eller digitale grupper, må personvernet til alle som kan identifiseres ivaretas.
Melhus IL følger NIFs anbefaling om å gjøre foreldre og publikum oppmerksomme på personvern ved kamper, turneringer og arrangementer.
Filming til sportslig bruk
Filming kan brukes til sportslig utvikling og analyse når personvernet er ivaretatt.
Før filming skal det være avklart hvorfor det filmes, hvordan opptaket skal brukes og hvem som får tilgang. Opptak til internt sportslig bruk skal ikke publiseres i sosiale medier eller andre åpne kanaler uten at kravene til publisering er oppfylt.
Ved strømming eller systematisk filming skal gjeldende regler fra NIF og aktuelt særforbund følges.
Dersom noe går galt
Feilsending av personopplysninger, uvedkommende tilgang eller publisering av bilder og film i strid med samtykke skal meldes til ansvarlig leder i Melhus IL så raskt som mulig.
Innhold som er publisert feil skal fjernes så raskt som mulig, og hendelsen skal følges opp etter gjeldende personvernregler.
Ansvar
Hovedstyret har det overordnede ansvaret for personvern i Melhus IL.
Avdelingene har ansvar for forsvarlig behandling av personopplysninger i egen aktivitet og for at personer som publiserer på vegne av avdelingen kjenner rutinene.
Den som publiserer bilder eller film på vegne av Melhus IL, skal kontrollere samtykke i Hoopit og følge klubbens og NIFs retningslinjer.
Mer informasjon
NIF – retningslinjer for publisering av bilder og video av barn
Overordnet ansvar: Hovedstyret i Melhus IL
Samtykke til bilder og film: Registreres på medlemmets profil i Hoopit
Sist revidert: September 2026
